Managementul achizițiilor și al investițiilor
Soluția informatică de management al achizițiilor și investițiilor publice vine în sprijinul transformării procesului administrativ, corelează date specifice din cadrul mai multor compartimente/departamente (inițiatorul de proiecte, biroul de investiții, biroul achiziții publice, compartimentul juridic, departamentul economic, departamentul CFP, ordonatorul de credite) într-un sistem comun care propune fluxuri de lucru coerente și generează o imagine completă pentru managementul achizițiilor publice, investițiilor și proiectelor.
Interfață utilizator
Platforma pune la dispoziția utilizatorilor o interfață grafică modernă de tipul “Dashboard” sau “Admin Panel” și permite autentificarea cu utilizatori.
1. Funcționalitățile platformei
Platforma de achiziții publice este structurată arborescent pentru a gestiona achizițiile atât la nivelul ordonatorului principal de credite cât și la nivelul ordonatorilor secundari / terțiari de credite.
Raționamentul platformei pornește de la generarea și centralizarea referatelor de necesitate și a notelor de fundamentare prin care se predefinesc valoarea și scopul articolelor de achiziționat, raportate la destinația lor (investiție/ cheltuieli curente). Aceste valori se cumulează în funcție de scopul determinat al achiziției. Prin cumularea valorilor la nivelul unității se determină modul de achiziționare al bunurilor/serviciilor/lucrărilor. Modul de achiziționare astfel determinat în prima fază, se modifică ori de câte ori este nevoie în decursul anului, în funcție de modificările bugetului de venituri și cheltuieli.
Generarea Programului anual de achiziții, în mod automat, în baza referatelor de necesitate introduse în platformă și aflate în stare de aprobare finală, cu toate semnăturile electronice definite și clasificarea intrărilor în această listă după tipul achiziției - produse, lucrări, servicii - codul vocabularului comun CPV și procedura de atribuire – procedură simplificată, licitație deschisă sau restrânsă, negociere, cerere de ofertă, concurs de soluții, etc.
Se predefinește un sistem de fluxuri de aprobare a conținutului structurat pe ierarhia organizațională a beneficiarului. Fluxurile de aprobare sunt concepute pentru a oferi posibilitatea unui număr nelimitat de stări și de aprobatori, pe bază de semnătură electronică.
Sunt implementate sisteme de aprobare de fluxuri unde utilizatorii pot schimba stări de aprobare ale referatului de necesitate pe bază de roluri și permisiuni.
Aplicația include funcționalitatea de administrare a contractelor de achiziții pe obiectiv de investiție și pe faze de investiții, predefinite și actualizate legislativ, urmărirea fazelor investiționale fiind pe baza graficelor de timp și sub aspectul cadrului bugetar. Informațiile introduse populează automat toate câmpurile care așteaptă același conținut, sau un conținut deductibil din câmpul populat.
Aplicația include funcționalitatea de urmărire a termenului de valabilitate a contractului și a garanției de bună execuție prin afișare alerte, precum și urmărirea documentelor (cerere de restituire și restituire garanție).
Aplicația dispune de o modalitate grafică prin care utilizatorul poate compara cheltuielile din bugetul executat cu cele din bugetul planificat. În cadrul programului de achiziție se va introduce o valoare estimată/planificată a proiectului. Orice alte valori scalabile, se pot predefini pentru crearea tabloului comparativ.
Aplicația permite încărcare de documente de tip PDF/PNG/JPG/WORD/XLS la dosarul achiziției publice și în același timp oferă funcționalități de control (creare, ștergere) și vizualizare a acestora. Include funcționalități avansate de gestiune a documentelor care permite stocarea, controlul și vizualizarea documentelor. Gama de documente gestionate cuprinde fișiere multimedia (filme, imagini etc) iar acestea pot fi vizualizate cu sau fără metadatele asociate.
Alertează utilizatorii specificați în modulul de administrare ca având acces la această funcționalitate.
Platforma propune o evidențiere prin Dashboard a alertelor predefinite asupra perioadelor, valorilor sau în baza altor elemente de interes.
Planificarea bugetului investițional, urmărirea realizării programului anual și multianual al achizițiilor publice, urmărirea proiectelor investiționale. Întocmirea și modificarea listei obiectivelor de investiții, organizată pe capitole bugetare, titluri bugetare, coduri CPV, surse de finanțare. Posibilități de filtrare și căutare pe criterii diverse: clasificație bugetară, surse de finanțare, destinație, obiectiv investițional, etc. Structurarea investițiilor în acord cu clasificația bugetară, asigurarea automatizării calculului previziunilor valorice cu realizările valorice pentru o investiție, urmărirea previziunilor investiționale pe responsabili și pe grafica de timp în vederea urmăririi sarcinilor. Urmărirea surselor de finanțare previzionate în acord cu cele realizate.
Platforma propune urmărirea contractelor pe obiectiv de investiție și pe faze de investiție. Urmărirea fazelor investiționale este creată pe baza graficelor de timp și sub aspectul cadrului bugetar, pornind de la fundamentarea investiției, aprobarea temei de proiectare de către consiliul local, pregătirea documentației SF/ DALI, obținerea avizelor necesare, elaborarea proiectelor tehnice, verificarea proiectelor tehnice, obținerea autorizației de construcții, selectarea executantului, selectarea dirigintelui de șantier, monitorizarea execuției, recepția execuției, urmărirea comportării în timp a investițiilor pe perioada garanției până la recepția finală a execuției și urmărirea garanțiilor de bună execuție.
Platforma permite administrarea etapelor de proiect și presupune transferul automat în programul de Contabilitate a contractelor aferente fiecărei faze investiționale.
2. Elemente de conținut predefinit ale secțiunilor specifice
Natura cheltuielilor: Lucrări în continuare, lucrări noi, alte cheltuieli de investiții, active financiare (fiecare conținând fazele investiționale).
Fazele investiționale, definite în baza contractelor: studii topo, geo, expertiza, audit energetic, SF, DALI, PT și asistență, verificare PT, execuție, diriginte de șantier, furnizare/ dotare, cerere de finanțare, managementul finanțării, investiții de capital, etc.).
Platforma evidențiază stadiul realizării fiecărui obiectiv de investiții, marcând pe fiecare diagramă a fazelor investiționale, în culoare distinctă, elementele de conținut care au fost introduse în sistem, cele necompletate rămân nemarcate, furnizând utilizatorului, la vizualizarea diagramei, următorii pași de îndeplinit pentru realizarea obiectivului de investiții. Fazele investiționale sunt etapizate și evidențiate succesiv sau simultan, în ordinea desfășurării fiecărei activități a obiectivului.
Documente fundamentale, pe baza cărora se pornesc investițiile pentru construcții: Nota de fundamentare și tema de proiectare (completarea documentelor făcându-se în cadrul platformei).
Lista obiectivelor de investiții: Au la bază referatul de necesitate/nota de fundamentare și conține următoarele informații: nr. / data document, denumire obiectiv investițional (cu un cod identificator), scopul urmărit, defalcarea valorică și grafica previzionată a fazelor pentru anul următor, capitol/ subcapitol/ titlu, cod CPV, sursa de finanțare (buget local/ buget de stat/ sponsorizări, etc).
Certificat de urbanism: emitent, beneficiar, nr./ data certificat, valabilitate, data și perioada prelungire, scopul eliberării. Sistemul alertează înainte de expirarea termenului de valabilitate, cu un număr predefinit de zile.
Contract de furnizare/ servicii/ lucrări: nr./ data contract, prestator/ executant/ furnizor, obiect contract, cod CPV, preț, durata, termen de garanție, sancțiuni, penalități, Quantum diverse și neprevăzute, garanție de buna execuție, etc.
Garanția de bună execuție: conține metoda constituirii (rețineri succesive, instrument de garantare sau plata constituita într-un cont indicat) și modul de calcul al acesteia în funcție de metoda constituirii, cat și alertare asupra restituirii. Dacă se modifică valoarea contractului platforma actualizează în mod automat și valoarea GBE inițial introdusă în contract. Platforma permite urmărirea garanției de bună execuție pe fiecare fază investițională, generând alerte în dashboard, asimilate fiecărui contract.
Acord de subcontractare/ contract, se regăsesc următoarele date: nr./ data subcontractare, contractant general (date preluate din contractul principal), subcontractant, obiect și valoare subcontractata, durata, termen de garanție (exprimat in luni), garanție tehnică, sancțiuni și penalități.
Ordinul de începere: nr./ data document, prestator/ executant, nr. contract de referință, denumire obiectiv de investiție, data începerii prestației/ execuției.
Ordin de sistare: nr./ data document, prestator/ executant, nr. contract de referință, denumire obiectiv de investiție, data începerii prestației/ execuției, perioada de sistare (exprimat in zile/alta unitate de măsură), motivul sistării.
Ordinul de reluare cuprinde următoarele informații: număr document, dată document, denumire prestator/executant; număr contract de referință, denumire obiectiv de referință (datele sunt preluate automat din contract), data reluării prestație/execuției, recalcularea termenului de execuție cu verificarea valabilității Garanției de bună execuție.
Devizul reprezintă previziunea investițională. Pe baza facturilor se înregistrează costul efectiv al investiției. Se verifică și se reactualizează după fiecare fază investițională devizul cu realizările precum și cu angajamentele încheiate. Devizul conține următoarele informații: denumire obiectiv de investiție, număr proiect (bază, actualizat, modificat, reactualizat), denumire proiectant, indicatorii maximali ( valoare totală fără TVA, C+M fără TVA și dotări fără TVA), indicatori minimali, durata de execuție, numărul HCL de aprobare/modificare, numărul HCL de actualizare/reactualizare și sursa de finanțare.
Procesul verbal de predare-primire cuprinde următoarele informații: număr document, dată document, număr proiect, date predător, date primitor, denumirea obiectivului precum și faza investițională (datele sunt preluate din contract).
Punctul de vedere al operatorului de servicii cuprinde: denumire emitent, număr document beneficiar, data document emitent, data document beneficiar, denumire obiectiv, număr proiect, fază proiect (datele sunt preluate din contract), calificativ/răspuns (favorabil, nefavorabil, condiționat).
Avizul comisiei tehnico-economice conține: numărul documentului, data documentului, denumirea obiectivului de investiție, faza investițională (datele sunt preluate din contract), calificativ comisie (admis/respins/reavizare) și motivul respingerii unde este cazul.
Hotărârea cuprinde: numărul hotărârii, tipul hotărârii (aprobare/modificare/ actualizare/reactualizare), data ședinței, faza investițională (SF/DALI/PT), denumirea obiectivului de investiție, numărul și data raportului de specialitate, denumire capitol/subcapitol, număr proiect, denumire proiectant, indicatori maximali, indicatori minimali și durata de execuție exprimată în luni.
Dispoziția de numire comisie include: numărul documentului, data documentului, tipul de numire (permanent/ocazional), faza investițională, scopul și baza legală.
Procesul verbal de recepție conține: numărul documentului, data documentului, tipul recepției (parțial/final/terminarea lucrării), faza investițională, denumirea obiectivului de investiție, numărul contractului de referință (datele se preiau automat din contract), numărul autorizației de construire/ numărul HCL, denumire prestator/executant/furnizor, denumire beneficiar, dispoziția de numire comisie de recepție, numărul documentului de avizare tehnico-economică, număr proiect (datele vor fi preluate din procesul verbal de predare primire), natura (baza, actualizat, modificat, reactualizat) și baza legală proiect – în cazul proiectelor, valoare declarată fără TVA, denumire verificator /specialități/numărul referatului (în cazul proiectelor), precum și recomandarea comisiei.
Avize conform CU: denumire emitent, denumire beneficiar, denumire proiectant (datele sunt preluate automat din contract), număr aviz/decizie, tipul aviz/ decizie (favorabil, condiționat, decizie de evaluare inițială, decizia etapei de încadrare), condiția, faza investițională după care se solicită, denumirea obiectivului, valabilitate aviz, certificatul de urbanism de bază (datele sunt preluate automat din certificatul de urbanism), condiții aviz. Platforma alertează utilizatorul cu un număr predefinit de zile înaintea expirării termenului de valabilitate.
Anunțul de publicare A.P.M. referitor la investiție: numărul anunțului, numărul apariției, data apariției și locul apariției.
Referat de verificare – reverificare, în cazul în care se modifică proiectul: numele și prenumele verificatorului, numărul referatului, data referatului, contractul de verificare (datele sunt preluate automat din contract), denumire proiect (datele sunt preluate automat din contract), concluzii referat (accept/respins/condiționat) și condiții.
Autorizația de construire/demolare: denumire emitent, denumire beneficiar, numărul documentului, dată document, denumire obiectiv (datele sunt preluate automat din contract), numărul proiectului (datele sunt preluate automat din procesul verbal de predare-primire), denumire proiectant (datele sunt preluate automat din contract), valoarea investiției, durata de execuție exprimată în luni, valabilitatea autorizației exprimată în luni, prelungire valabilitate cu numărul 1/numărul 2 exprimată în perioadă de la data.... până la data..... Platforma alertează utilizatorul cu un număr predefinit de zile înaintea expirării termenului de valabilitate. Înaintea începerii execuției, platforma atenționează cu privire la obligativitatea taxei inițiale de ISC.
Comunicare începere către ISC/primar: număr și data document.
Raport final diriginte de șantier: denumire prestator (datele sunt preluate automat din contract), numărul raportului, data raportului, numărul proiectului datele sunt preluate automat din contract), denumirea obiectivului (datele sunt preluate automat din contract), numărul autorizației de construire (datele sunt preluate automat din contract), numărul ordinului de începere (datele sunt preluate automat din contract), denumirea executantului (datele sunt preluate automat din contract), stadiul de execuție exprimat în procente și calificativul obținut.
Raport final proiectant: denumire prestator (datele sunt preluate automat din contract), numărul raportului, data raportului, numărul proiectului (datele sunt preluate automat din procesul verbal de predare-primire), denumirea obiectivului și concluzie.
Referatul operatorului de servicii/refacerea sistemului rutier: denumire emitent, numărul documentului, data documentului, denumirea obiectivului (datele sunt preluate automat din contract), denumire executant (datele sunt preluate automat din contract), numărul proiectului (datele sunt preluate automat din procesul verbal de predare-primire), calificativ (Răspuns: favorabil, nefavorabil, condiționat) și condiția.
Înștiințare terminare lucrare: numărul documentului, data documentului, denumirea obiectivului, denumirea executantului și data terminării lucrării (trebuie să se încadreze în durata execuției).
Carte tehnică: numărul documentului, data documentului, data preluării de la dirigintele de șantier, data de predare a beneficiarului pe baza procesului verbal de predare primire. Platforma permite evidența cărților tehnice ale construcției si urmărirea lucrărilor de intervenții in perioada de garanție a lucrării și completării jurnalului de evenimente.
Invitația de recepție cuprinde numărul documentului, data documentului, preluat din program, de către proiectant/executant/diriginte de șantier/operator/ISC/alții, data recepției, ora recepției.
Evidența realizărilor pe baza facturilor. Se verifica scopul urmărit prin: justificarea realității executării obiectivului contractului cu condiția respectării obligațiunilor angajate, contract-verificare condiții stabilite (durata de realizare, prețul contractat, garanția de constituit, garanția de restituit penalități de realizare), proces verbal de recepție, situație de lucrări, înregistrarea factură (subcapitol, titlu, CPV, valoare de bază, cota TVA, valoare TVA – calculat automat, total valoare – calculat automat), plata cotei CSC de 0,5% din fiecare factură de execuție (valoare fără TVA, doar în cazul în care are autorizație de construire).
Urmărirea și ordonanțarea plății taxelor aferente lucrărilor. Documentul constatator cuprinde: numărul și data documentului, tipul documentului (primar/final), contractant, nr./ data contract, procedura de achiziție, data procedura, valoare estimată și adjudecată, fără TVA, PV de recepție cu dată. Platforma alertează utilizatorul cu un număr de 15 zile înainte de data recepției pentru fiecare fază.
3. Raportare proiecte, bugete, furnizori, achiziții
În baza datelor introduse se generează analize, statistici și rapoarte: Program anual al achizițiilor publice, Situația achizițiilor publice pe CPV, Situația financiară disponibilă pe Cod CPV, Strategia anuală a achizițiilor publice pe un an selectat, Raport pe surse de finanțare și cod bugetar, Raport evidență contracte, Fișa obiectivului (previzionat, realizat, rămas de realizat), conține centralizarea previziunilor, a realizărilor și a restului rămas de realizat al investiției și informații precum: denumire și identificator obiectiv, investitor, proprietar, beneficiar, amplasament, sursa de finanțare, capitol, subcapitol, titlu, scop principal și faza în care se află, faza de evaluare (studiu Topo, Geo, expertiza, audit energetic – valoare previzionată, data la care se dorește achiziția, valoare contractată, data contractării, data estimată realizării, data realizării efective a contractului, denumire contractant, nr. contract, faza de proiectare I (SF/DALI - valoare previzionată, data la care se dorește achiziția, valoare contractată, data contractării, data estimată realizării, data realizării efective a contractului, denumire contractant, nr. contract, nr. proiect, HCL cu nr. si data, indicatori minimali și maximali), faza de proiectare II (PT, VPT - valoare previzionată, data la care se dorește achiziția, valoare contractată, data contractării, data estimată realizării, data realizării efective a contractului, denumire contractant, nr. contract), faza de execuție (APT, DS, Execuție - valoare previzionată, data la care se dorește achiziția, valoare contractată, data contractării, data estimată realizării, data realizării efective a contractului, denumire contractant, nr. contract).
Platforma generează raport Impact financiar al obiectivului de investiții asupra bugetului anual și multianual.
